はじめに：採用後の落とし穴
グローバル化が加速する現代において、外国人材の採用は企業にとって重要な戦略のひとつです。
しかし、採用に成功したからといって安心はできません。異文化の中で働く外国人社員は、言葉や文化の違い、生活習慣など、様々な不安を抱えています。
そして、その不安は、社員本人だけでなく、遠く離れた母国にいる家族にも大きな影響を与えます。
「せっかく採用したのに、すぐに辞めてしまう…」
「どうすれば、安心して長く働いてくれるのだろうか？」
もし、あなたがこのような悩みを抱えているなら、この記事はきっとお役に立てるはずです。
今回は、外国人社員の定着率を劇的に向上させる、驚くほど効果的な施策「採用挨拶状」についてご紹介します。
社員だけでなく、その家族も巻き込んだ、新しい定着戦略をぜひご覧ください。
外国人社員の家族が抱える不安：見過ごせない現実
外国人が日本で働くことを決意するまでには、大きな決断と覚悟が必要です。
しかし、その決断の裏には家族の心配と不安が隠れています。
特に、母国を離れて異文化の地で働くという状況は、家族にとって大きな心配事です。
「ちゃんとご飯を食べているだろうか？」
「職場の人は優しいだろうか？いじめられたりしていないだろうか？」
「困ったときに頼れる人はいるのだろうか？」
「言葉の壁で苦労していないだろうか？」
「そもそも、どんな会社で働いているのだろうか？」
このような不安は、外国人社員本人の心にも影響を与え、結果として早期退職につながる可能性もあります。外国人社員の定着を考える上で、家族の不安を解消し、良好な関係を築くことは、非常に重要なポイントなのです。
「採用挨拶状」がもたらす奇跡
採用挨拶状とは、外国人社員の採用が決まった際に、その家族宛に送る手紙のことです。
この手紙には、社員を採用した企業として、家族に安心感を与えるとともに、社員に対する期待や企業理念を伝える役割があります。
以前、弊社が紹介したベトナム人女性Aさんの事例があります。
Aさんの採用が決まり入社準備を進めていた矢先、Aさんが突然「やっぱり日本で働くのは無理かも…」と弱気になってしまったのです。
理由を聞くと、それは仕事への不安ではなく、「家族が心配している。日本に行くなと言っている」という意外なものでした。
そこで私たちはAさんの内定先の会社に、Aさんの家族に手紙を出すことを提案しました。
採用が決まった段階で家族にも挨拶をしておくことで、少しでも不安を払拭できると考えたのです。
結果は驚くべきものでした。
Aさんの家族から感謝の返信が届き、Aさんも安心して日本で働くことを決意しました。
その後、Aさんは生き生きと仕事に取り組み、企業にも貢献しています。
採用挨拶状の具体的な内容
挨拶状に書く内容は、決して難しいものである必要はありません。
以下のような項目を参考に、家族が安心できるような内容を盛り込むと効果的です。
挨拶と自己紹介
「〇〇さんのご家族の皆様、初めまして。」といった挨拶から始め、会社の名前と担当者の名前を名乗りましょう。
「〇〇さんが、この度弊社で働くことになりました〇〇株式会社の〇〇と申します。」などと、丁寧な言葉遣いを心がけてください。
会社の紹介
どのような事業を行っている会社なのか、分かりやすく説明しましょう。
「弊社は〇〇を製造している会社で、〇〇を大切にしています。」など、具体的な内容を盛り込みましょう。
採用した社員について
社員のどんなところに魅力を感じて採用したのかを伝えましょう。
「〇〇さんの〇〇のスキルを活かして、ぜひ弊社で活躍してほしいと思っています。」など、期待を伝えましょう。
入社後の仕事内容
入社後、どのような仕事を担当してもらうのかを、具体的に伝えましょう。
「入社後は、〇〇を担当していただき、〇〇の業務に携わっていただく予定です。」など、安心して任せられることを伝えましょう。
家族へのメッセージ
社員の家族へ、感謝の気持ちや、安心させるメッセージを伝えましょう。
「〇〇さんが安心して働けるよう、弊社一同全力でサポートさせていただきますので、ご安心ください。」など、温かい言葉を添えましょう。
連絡先
何かあった際に連絡できるように、会社の連絡先や担当者の連絡先を記載しましょう。
結びの言葉
「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」などの言葉で締めくくりましょう。
手紙は丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
ポイント
社員の母国語で: 可能であれば、社員の母国語で作成しましょう。翻訳ツールなどを活用し、正確な翻訳を心がけましょう。
手書き
手書きのメッセージは、より気持ちが伝わりやすく、家族の心に響きます。
丁寧な言葉遣い
家族への感謝と敬意を込めて、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
写真
職場の写真や、社員と一緒に写った写真を同封すると、より安心感を与えることができます。
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しかし、その課題を解決する鍵は、意外にも社員の家族との良好な関係を築くことにあるのかもしれません。
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