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人材定着プログラム22日目
【有給休暇に合わせて手紙を渡そう】
①勤続6か月を称える内容を書く
②以下2点を書く
・有給付与のルール
・メリハリを持って仕事してほしいこと
③有給付与日に渡す
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新入社員は入社後6か月で有給休暇が与えられます。
これは外国人であっても同じです。
しかし日本人と外国人では有給取得に対する考え方が大きく異なるので、トラブルに発展することも少なくありません。
日本人と外国人の有給に対する考え方
日本人は上司にお伺いを立てつつ周りに配慮しながら休む風潮があります。
子どもの授業参観に行きたかったのに他の社員に遠慮して有給を取得できなかった…なんていう話もよく聞きますね。
一方、外国では「暇なので休む」「休みたいので休む」が特に問題視されることもなく、個々人の権利として当然に活用されます。
どちらが良い悪いということではありませんが、外国人採用においてこのギャップに困っている会社様も多く見てきました。
いきなり休まれると業務に支障が出ることもあるので、『できれば突然休まれるのは避けたい』というのが正直なところですよね。
ただし「暗黙の了解」では外国人には分かりづらく、主張のすれ違いになりかねません。
はっきりと言葉や文章にして伝えた方がお互いにストレスなく過ごせるでしょう。
有給ルールを明確にする1通の手紙とは
外国人を採用された会社様に弊社がおすすめしているのは、有給付与日に合わせて一通の手紙を渡すこと。
「なぜ手紙？」と思われるかもしれませんが、
・6か月勤続のお礼
・有給付与について（日数など）
・取るときに気を付けてほしいマナーやルール
などを一気に伝えられるからです。
正式な書類として渡してしまうと、こちら側の感情や思いが介入する余地がなくなりますし、口頭で伝えると「言った言わない」論争になったり、異なるニュアンスで伝わってしまったりします。
従業員に対する思いを伝えながら的確に指示を出せる点で、手紙が最適です。
以下に、手紙のイメージを掲載しておりますので有給付与の際には参考にされてくださいね。
有給の手紙テンプレート
〇〇さん
いつもありがとうございます。
入社していただいてから、あっという間に6か月が経ちましたね。
仕事にはもう慣れましたか？
毎日しっかりと笑顔で働いてくれてみんなとても助かっています。
さて6か月経ったということで、〇〇さんが1年間に〇日の有給休暇を取れるようになりました。
みんなが気持ちよく仕事ができるよういくつかルールが決まっていますので、お休みを取るときはルールを守ってくださいね。
１．休みたい日の〇日前までに教えてください
いきなり休むとみんな困ってしまいます
２．休みたい理由は何でもいいです
ただし理由は正直に話しましょう
３．会社が忙しいときや
代わりに出勤できる人がいないときは、
許可しない場合があります
どうしても休みたいときは
なるべく早めに相談してください
仕事の日はしっかり働いて休みの日はしっかり休む。
そうやってメリハリをつけてこれからも頑張っていきましょう！
〇〇株式会社 代表〇〇 〇〇
有給トラブルは手紙で予防しよう
知らない言葉や難しい漢字が並んだ社内規定は、外国人にとっては理解しがたいものです。
手紙を書く際にはできるだけかみ砕いた表現で、わかりやすく伝えることを心がけてみてくださいね。